Doel
Grotere transparantie in de voortgang en in de werklast voor de komende periode.
Waar werkt ons team aan? Zullen we alles op tijd af hebben? Met eenvoudige hulpmiddelen als een takenbord, een verlanglijstje en een dagelijkse Stand-up vergadering leg je de basis voor het beantwoorden van deze vragen.
- Beter inzicht in onderhanden werk
- Wederzijdse steun bij het volbrengen van taken
- Beter inzicht in planning en voortgang
- De autonomie van de teamleden groeit
Video's
The Task Board (3 minutes, EN)
Mooie alternatieve indeling van een taakbord.
The Stand-up Meeting (2 minutes, EN)
Wat is het doel van de Scrum dagelijkse vergadering? Jeff Sutherland, een van de uitvinders van Scrum, bespreekt de basisprincipes van de Scrum dagelijkse meetings en legt uit waarom ze cruciaal zijn voor het verhogen van de productiviteit.
Aan het werk
Schep inzicht in de werklast voor de komende tijd
- Maak een takenbord met de kolommen “Story” (optioneel), "To Do", "Doing", en "Done".
- Bepaal samen wat voor je team een goede sprintlengte is. Een sprint is een periode van maximaal een maand waarin je als team iets van waarde aflevert.
- Elk teamlid schrijft op sticky-notes welke taken hij gaat uitvoeren om hieraan bij te dragen, "Wat ga je precies doen?" Maak de taken op het takenbord klein genoeg zodat ze door één persoon in niet meer dan één dag kunnen worden afgerond. Splits waar nodig grotere taken op in kleinere. Dit kan ook tijdens de sprint gedaan worden voor taken die je in de eerste dagen niet gaat oppakken.
- Hang deze taakbriefjes op het takenbord in de kolom "Te Doen" en groepeer ze desgewenst naar klantenwens met de "Story" kolom. Misschien blijft er nog wat restwerk over in een groep "Overige".
- Nu je de werklast ziet, voer je een gesprek over de haalbaarheid voor de komende periode. Pas zo nodig de werklast aan (aantal wensen van klanten op het takenbord). Thema's die niet in deze periode passen worden aan de wensenlijst toegevoegd en worden de werklast voor toekomstige perioden.
Houd dagelijks een vinger aan de pols. Een stand-up meeting is een snelle status update voor het team en duurt niet langer dan 15 minuten.
- Spreek een tijdstip af waarop je als team dagelijks de voortgang op het takenbord bespreekt.
- Tijdens het uitvoeren van werk verplaatst elk teamlid een taakbriefje naar de kolom "Doing" zodra hij een taak oppakt en naar "Done" zodra de taak voltooid is.
- Tijdens de stand-up beantwoordt elk teamlid kort de volgende drie vragen:
- Wat heb ik gisteren gedaan dat bijdraagt aan ons doel?
- Wat ga ik vandaag doen om bij te dragen aan ons doel?
- Welke belemmeringen zie ik voor mezelf of het team die ons kunnen weerhouden ons doel te bereiken?
Tip: als iemand iets doet waarvoor geen taakbriefje op het taakbord hangt, maak er dan een taakbriefje voor (bv. in een andere kleur). Dit schept inzicht in het werk dat niet gepland was.
Bron
Het taakbord (om het werk te visualiseren) en de daily stand-up komen van Scrum, een lichtgewicht raamwerk om teamwerk te verbeteren. In Lean (gebaseerd op de Toyota way of working), worden ze respectievelijk verbeterbord en dagstart genoemd. Een link naar onze samenvatting van Scrum en de officiële Scrum gids vind je hieronder.
Een uitgebreidere beschrijving van deze technieken vind je in hoofdstuk 5.1 Taakbord & Stand-up in ons boek Praktisch op weg naar teamresultaat (EN, NL). Het boek helpt je je team in beweging te zetten met een praktisch 5-stappenplan en 20 teamwerktechnieken.
Je kunt meer leren over en oefenen met deze techniek in onze leergang Connective Teamcoach.
Neem contact met me op
EN 
NL 
DE 
FR 