Le marché exige une réponse plus rapide au changement - qui semble de plus en plus chaotique
De nombreuses organisations reconnaissent la même tension. Les clients attendent une adaptation plus rapide, le marché est plus volatile et la concurrence laisse peu de temps à l'attentisme. Le réflexe est logique : travailler plus dur, planifier de façon plus serrée, coordonner davantage. Tout faire pour accélérer le rythme. Mais ce qui se passe en interne ressemble rarement à une accélération. Les réunions se multiplient, les responsabilités s'accumulent et les équipes connaissent surtout des troubles. La lutte contre les incendies devient la routine quotidienne. L'amélioration est remise à plus tard, parce qu'il n'y a pas de temps pour cela maintenant. Ce sentiment n'est pas dû à un manque d'engagement ou de professionnalisme. Il s'agit d'un effet systémique. Et un facteur y joue un rôle plus important qu'on ne le reconnaît souvent : l'utilisation des capacités.
Pourquoi l'utilisation des capacités fait la différence entre l'agilité et le chaos.
La recherche sur la théorie des files d'attente, la gestion des opérations et le Lean a montré le même schéma depuis des décennies. Les systèmes qui sont structurellement surchargés perdent leur capacité à faire face aux variations. Cela s'applique aux usines et aux hôpitaux, mais tout autant aux équipes de gestion, aux équipes et au travail de connaissance. Tant que le taux d'utilisation est modéré, un système peut absorber les fluctuations. Les petites perturbations restent petites. Il y a de la place pour réagir, récupérer et apprendre. Mais lorsque le taux d'utilisation augmente, la situation change rapidement. L'effet n'est pas linéaire. C'est ce qui le rend si dangereux.
Quand les réunions perdent leur raison d'être
Cet effet exponentiel a été prouvé mathématiquement et est visible à maintes reprises dans la pratique. Une petite augmentation de la demande lorsque les taux d'occupation sont élevés n'entraîne pas un petit retard, mais une réaction en chaîne de reports, de coordination supplémentaire et de travail de récupération. Dans les organisations, cela se traduit par des plannings chargés sans aucune marge de manœuvre, des décisions qui restent en suspens parce que tout est prioritaire, des consultations accrues pour répartir la pression et des initiatives d'amélioration qui sont reportées “jusqu'à ce que les choses se calment.”
Le paradoxe : la pression donne l'impression de vitesse, mais rend l'apprentissage impossible.
Lorsque la pression augmente, il semble logique d'établir des horaires plus serrés pour les personnes et les équipes. Cela donne un sentiment de contrôle. Tout le monde est occupé, tout fonctionne bien. Mais c'est précisément cette utilisation maximale qui rend le système vulnérable. Chaque nouveau changement doit être intégré quelque part. Chaque demande d'un client entre en concurrence avec le travail existant. L'amélioration est perçue comme quelque chose de supplémentaire. Non pas parce que l'amélioration n'est pas importante, mais parce qu'il n'y a plus de temps ni d'attention pour la faire correctement. Cela touche directement à l'essence de l'amélioration continue. L'amélioration continue ne consiste pas à changer plus rapidement, mais à apprendre continuellement de ce qui se passe au travail. Et l'apprentissage nécessite quelque chose qui est la première chose à disparaître sous la pression : l'attention.
L'amélioration continue nécessite du rythme, pas de la vitesse
À la base, l'amélioration continue est étonnamment simple. Il s'agit de :
- Prête attention à ce qui revient toujours
- Prends consciemment le temps de t'y consacrer
- et ce, à un rythme régulier
Non pas comme une action séparée, mais comme une partie du travail. Ce rythme n'est pas universel. Il correspond à la cadence de l'équipe ou de l'animateur. Une équipe qui travaille ensemble tous les jours apprend différemment qu'un MT qui se réunit tous les mois. La fréquence et la durée suivent le travail, et non l'inverse. C'est précisément la raison pour laquelle l'amélioration continue ne fonctionne pas lorsque tout est entièrement planifié. Sans espace, l'apprentissage disparaît de la vue. Les évaluations sont sautées, la réflexion est reportée et l'amélioration devient quelque chose pour “plus tard.” Plus tard qui arrive rarement.
La transparence est utile, mais seulement si l'apprentissage suit
Dans le blog précédent, nous avons examiné l'importance de la clarté et de la visibilité. On consulte moins lorsque les objectifs sont clairs et que les informations sont rendues visibles. Cette transparence est importante, mais elle n'est pas suffisante.
Rendre les choses visibles sans avoir le temps d'apprendre conduit principalement à plus de signaux. L'amélioration continue ne commence que lorsqu'il y a aussi de la place pour étudier ces signaux ensemble. Pas tout à la fois, mais un modèle, un sujet récurrent qui mérite l'attention.
La transparence permet de voir où l'apprentissage est nécessaire. Le rythme et le temps permettent de s'assurer que l'apprentissage a bien lieu.
Pour réagir plus rapidement au changement, il faut d'abord ralentir au bon moment.
L'idée gênante est la suivante : si tu veux réagir plus rapidement au changement, tu dois oser ralentir quelque part. Pas partout. Pas toujours. Mais précisément là où le travail se répète et appelle à l'amélioration. Il ne s'agit pas d'une perte d'élan, mais d'un investissement dans l'agilité. Une occupation maximale donne l'impression d'être efficace, mais enlève l'espace nécessaire à l'apprentissage. L'amélioration continue nécessite de l'attention, un rythme approprié et le temps d'améliorer une chose à la fois. Les organisations qui osent le faire ne sont pas plus lentes, mais plus à même d'évoluer avec ce que le marché et les clients exigent.
L'amélioration structurelle : un outil pratique
Amélioration structurelle de la méthode de travail de l'équipe en prenant régulièrement le temps d'inspecter et d'adapter et en tirant parti de la sagesse de l'ensemble de l'équipe pour apporter plus efficacement de la valeur au client.
Prends régulièrement le temps d'inspecter et d'adapter ta façon de travailler. Cela permet de s'assurer que vous vous améliorez en tant qu'équipe. En faisant cela de manière variée, tu restes affûté en créant toujours plus de valeur pour ton client.
- Plus de proactivité pour éliminer les obstacles
- Une collaboration plus fluide
- Augmentation de la satisfaction au travail
- Une plus grande concentration sur le développement de l'artisanat
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