De markt vraagt om een snellere reactie op veranderingen - die steeds chaotischer aanvoelen
Veel organisaties herkennen dezelfde spanning. Klanten verwachten snellere aanpassingen, de markt is volatieler en de concurrentie laat weinig tijd over om af te wachten. De reflex is logisch: harder werken, strakker plannen, meer coördineren. Alles doen om het tempo op te voeren. Maar wat er intern gebeurt, voelt zelden als versnelling. Vergaderingen nemen toe, verantwoording stapelt zich op en teams ervaren vooral onrust. Brandjes blussen wordt de dagelijkse routine. Verbetering wordt uitgesteld tot later, omdat er nu geen tijd voor is. Dit gevoel is niet te wijten aan een gebrek aan betrokkenheid of professionaliteit. Het is een systemisch effect. En één factor speelt hierbij een grotere rol dan vaak wordt erkend: de bezettingsgraad.
Waarom capaciteitsgebruik het verschil maakt tussen wendbaarheid en chaos
Onderzoek in de wachtrijtheorie, operations management en Lean laat al tientallen jaren hetzelfde patroon zien. Systemen die structureel overbelast zijn, verliezen hun vermogen om met variatie om te gaan. Dit geldt voor fabrieken en ziekenhuizen, maar net zo goed voor managementteams, teams en kenniswerk. Zolang de bezettingsgraad gematigd is, kan een systeem schommelingen opvangen. Kleine verstoringen blijven klein. Er is ruimte om te reageren, te herstellen en te leren. Maar als de bezettingsgraad toeneemt, verandert dat beeld snel. Het effect is niet lineair. Dat maakt het zo verraderlijk.
Wanneer vergaderingen hun doel verliezen
Dit exponentiële effect is wiskundig bewezen en is herhaaldelijk zichtbaar in de praktijk. Een kleine toename van de vraag bij een hoge bezettingsgraad leidt niet tot een kleine vertraging, maar tot een kettingreactie van uitstel, extra coördinatie en herstelwerk. In organisaties uit zich dit in volle agenda's zonder manoeuvreerruimte, beslissingen die uitblijven omdat alles prioriteit heeft, meer overleg om de druk te verdelen en verbeterinitiatieven die worden uitgesteld “tot het wat rustiger is”.”
De paradox: druk voelt als snelheid, maar maakt leren onmogelijk
Als de druk toeneemt, voelt het logisch om mensen en teams strakker in te plannen. Het geeft een gevoel van controle. Iedereen is bezig, alles loopt op rolletjes. Maar juist deze maximale bezetting maakt het systeem kwetsbaar. Elke nieuwe verandering moet ergens tussen geperst worden. Elke klantvraag concurreert met bestaand werk. Verbetering voelt als iets extra's. Niet omdat verbeteren onbelangrijk is, maar omdat er geen tijd of aandacht overblijft om het goed te doen. Dit raakt direct aan de essentie van continu verbeteren. Continu verbeteren gaat niet over sneller veranderen, maar over continu leren van wat er op het werk gebeurt. En leren vereist iets dat als eerste verdwijnt onder druk: aandacht.
Voortdurende verbetering vereist ritme, geen snelheid
In de kern is continue verbetering verrassend eenvoudig. Het gaat om:
- aandacht besteden aan wat steeds terugkomt
- er bewust tijd voor maken
- en dat in een gestaag tempo
Niet als een aparte actie, maar als onderdeel van het werk. Dat ritme is niet universeel. Het past bij de cadans van het team of het MT. Een team dat dagelijks samenwerkt leert anders dan een MT dat maandelijks vergadert. De frequentie en duur volgen het werk, niet andersom. Dat is precies waarom continu verbeteren niet werkt als alles volledig gepland is. Zonder ruimte verdwijnt leren uit beeld. Evaluaties worden overgeslagen, reflectie wordt uitgesteld en verbetering wordt iets voor “later”. Later dat zelden komt.
Transparantie helpt, maar alleen als er geleerd wordt
In de vorige blog hebben we stilgestaan bij het belang van duidelijkheid en zichtbaarheid. Er vindt minder overleg plaats als doelen duidelijk zijn en informatie zichtbaar wordt gemaakt. Die transparantie is belangrijk, maar niet voldoende.
Dingen zichtbaar maken zonder tijd om te leren leidt vooral tot meer signalen. Continu verbeteren begint pas als er ook ruimte is om die signalen samen te onderzoeken. Niet alles tegelijk, maar één patroon, één terugkerend onderwerp dat aandacht verdient.
Transparantie helpt om te zien waar leren nodig is. Ritme en tijd zorgen ervoor dat het ook echt gebeurt.
Sneller reageren op verandering begint met vertragen op het juiste moment
Het ongemakkelijke inzicht is dit: als je sneller wilt reageren op verandering, moet je ergens durven vertragen. Niet overal. Niet altijd. Maar juist daar waar het werk zich herhaalt en om verbetering vraagt. Dit is geen verlies van momentum, maar een investering in wendbaarheid. Maximale bezetting voelt efficiënt, maar ontneemt de ruimte om te leren. Continu verbeteren vereist aandacht, een passend ritme en de tijd om één ding tegelijk te verbeteren. Organisaties die dit aandurven zijn niet trager, maar beter in staat om mee te bewegen met wat de markt en klanten vragen.
Structurele verbetering een praktisch hulpmiddel
Structurele verbetering van de manier van werken van het team door regelmatig de tijd te nemen om te inspecteren en aan te passen en gebruik te maken van de wijsheid van het hele team om effectiever waarde te leveren aan de klant.
Neem regelmatig de tijd om je manier van werken te inspecteren en aan te passen. Dit zorgt ervoor dat jullie als team beter worden. Door dit op een gevarieerde manier te doen, blijf je scherp in het scheppen van steeds meer waarde voor je klant.
- Meer proactiviteit bij het wegnemen van belemmeringen
- Vlotter samenwerken
- Toename van werktevredenheid
- Meer aandacht voor de ontwikkeling van vakmanschap
EN 
NL 
DE 
FR 