Die wissenschaftliche Forschung zeigt, dass es möglich ist, mit mehr Fokus, Transparenz und besseren Entscheidungen.
Fast jede Führungskraft kennt die Anspannung: Der Terminkalender füllt sich, die Meetings häufen sich und trotzdem hat man das Gefühl, dass alles nur noch komplizierter wird. Unser Reflex ist dann, noch mehr zu beraten oder umgekehrt, ganz mit der Beratung aufzuhören. Die Forschung zeigt jedoch eine andere Lösung: visuelles Management.
In diesem Blog untersuchen wir, was aktuelle Studien über Meetings zeigen und was das für Teams bedeutet, die zusammenarbeiten wollen, ohne in Meetings zu ertrinken.
Zusammenfassung
Die Forschung zeigt, dass Meetings vor allem dann ins Stocken geraten, wenn die Ziele unklar sind, der Status unsichtbar bleibt und verschiedene Arten von Diskussionen miteinander vermischt werden. Größere Meetings und zu viele Teilnehmer/innen führen nachweislich zu Produktivitätsverlusten.
Teams, die mit klar definierten Beratungszielen, visuellem Management und expliziten Beratungsarten arbeiten, erreichen bis zu 50% weniger Sitzungszeit und mehr Transparenz. Nicht, indem sie strenger verwalten, sondern indem sie deutlicher machen, worum es in der Diskussion gehen soll.
Weniger Beratung beginnt selten mit Kürzungen. Es beginnt mit Klarheit.
Wenn Treffen ihren Zweck verlieren
Ein erstes Muster, das in mehreren Studien wiederkehrt, ist die Größe der Treffen. Sobald die Anzahl der Teilnehmer/innen steigt, sinkt die Effektivität schnell. Untersuchungen von Atlassian zeigen, dass bei Meetings mit mehr als acht Teilnehmern durchschnittlich 62% mehr Zeit für unwichtige Diskussionen verloren geht.
Dieses Bild wird durch eine klassische Studie der Harvard Business Review bestätigt: 71% der Beschäftigten geben an, dass sie in Meetings mit Leuten sitzen, die für das angestrebte Ergebnis nicht notwendig sind. Der Effekt ist konkret: ein geschätzter Produktivitätsverlust von 15 bis 20%. Nicht, weil die Leute nicht ihr Bestes geben, sondern weil der Zweck des Meetings nicht ausreichend herausfiltert, wer wirklich gebraucht wird.
Das Ziel als primäres Organisationsprinzip
Untersuchungen von McKinsey & Company zeigen, dass gezielte Einladungen (Was ist das Ziel? Welche Rolle erwarten wir von dir?) die Zahl der Teilnehmer/innen um durchschnittlich 40% reduzieren. Gleichzeitig berichteten diese Teams, dass sie 28% mehr Klarheit über Entscheidungen und nächste Schritte hatten.
Das deckt sich mit den Ideen, die Patrick Lencioni in seinem Buch Death by Meeting vorstellt. Er zeigt, dass ein Großteil der Frustration nicht von zu vielen Meetings herrührt, sondern von der Tatsache, dass verschiedene Ebenen (strategisch, taktisch, operativ) miteinander vermischt werden. Wenn der Zweck eines Meetings eindeutig ist, wird klar, wer gebraucht wird und wer nicht.
Transparenz reduziert den Druck auf die Treffen
Ein zweites wichtiges Thema in der Studie ist die Wirkung von visuellem Management. Teams, die ihre Fortschritte, Engpässe und Prioritäten sichtbar machen, scheinen deutlich weniger Koordination zu benötigen.
McKinsey berichtet, dass visuelle Tafeln und Dashboards den Bedarf an Statusaktualisierungen um etwa 50% reduzieren. Gleichzeitig steigt die wahrgenommene Transparenz um etwa 30%. Die Leute müssen weniger Fragen stellen, weil sie mehr sehen können.
Auch die akademische Forschung zeigt dies. Studien, die im IISE Journal veröffentlicht wurden, zeigen, dass Teams, die mit Kanban-Boards arbeiten, im Durchschnitt 35% weniger Teilnehmer an Meetings benötigen. Der Grund dafür ist einfach: Der Status ist bereits sichtbar, so dass sich die Besprechungen auf die Bedeutung und die Entscheidungen konzentrieren können, anstatt Informationen zu sammeln.Lean-Studien zeigen, dass in Umgebungen, die mit einem Obeya-ähnlichen Raum (oder einer leichten Variante davon) arbeiten, Eskalationen um ca. 40% abnehmen und häufiger noch am selben Tag gelöst werden. Nicht, weil strenger gemanagt wird, sondern weil Probleme schneller geteilt und gemeinsam überprüft werden.
Unterschiedliche Arten von Treffen, unterschiedliche Auswirkungen
Ein drittes Muster ist die explizite Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten der Beratung. Untersuchungen von The Table Group (Death by Meeting von Patrick Lencioni) zeigen, dass Teams, die mit klar unterschiedenen Formen der Beratung arbeiten, wie z.B. operative Check-ins, taktische Entscheidungsfindung, thematische Meetings und strategische Sitzungen, 30 bis 50% weniger Gesamtbesprechungszeit benötigen, um gute Entscheidungen zu treffen.
Der Vorteil liegt nicht nur in der Zeit, sondern vor allem im Fokus. Eine Studie in der Harvard Business Review zeigt, dass die Qualität der Informationen und Entscheidungen spürbar zunimmt, wenn jede Art von Besprechung ihren eigenen Zweck und Rhythmus hat. Meinungsverschiedenheiten werden schneller auf den Tisch gebracht, so dass das Fachwissen aller Beteiligten besser genutzt werden kann.
Auf den Rhythmus kommt es an: Verkleinere nicht alles
Interessanterweise warnt die Forschung auch davor, zu weit zu gehen. Die Daten aus dem State of Agile Report zeigen, dass tägliche Stand-ups von bis zu 15 Minuten zu einer schnelleren Behebung von betrieblichen Engpässen beitragen, wobei ein Produktivitätsgewinn von 20 bis 30% berichtet wird.
Bei größeren Arbeitstreffen ist das Gegenteil der Fall: Eine Verkürzung der Sitzungen ist kontraproduktiv. Bei PI-Planungstreffen führt ein zweitägiges Format zu einer etwa 30% besseren Abstimmung. Wird es auf einen Tag oder einen halben Tag verkürzt, sinkt das Vertrauen und die Nacharbeit nimmt sogar zu.
Die Lektion ist klar: Manche Gespräche brauchen Tempo, andere brauchen Raum.
Was uns das zeigt
Wenn wir diese Forschungsergebnisse vergleichen, ergibt sich ein einheitliches Bild. Weniger Beratung und mehr Klarheit werden nicht durch eine einzige Maßnahme erreicht, sondern durch eine Kombination aus drei Prinzipien:
- Ein klares Beratungsziel als Filter. Weniger Teilnehmer, mehr Fokus.
- Visuelles Management. Weniger Statusabfrage, mehr gemeinsame Kontrolle.
- Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von Beratung. Weniger Verwirrung, bessere Nutzung von Fachwissen.
Teams, die diese Elemente kombinieren, erreichen nachweislich etwas:
- 30-50% weniger Gesamtbesprechungszeit
- 30% mehr Transparenz und Anpassung
- Schnellere Entscheidungsfindung und weniger Eskalationen
Nicht weil sie weniger zusammenarbeiten, sondern weil sie gezielter zusammenarbeiten.
Reflexionen
Die Frage ist also vielleicht nicht, wie wir weniger beraten können. Viele Beratungen werden überflüssig, wenn wir Ziele und Pläne sichtbar machen. Außerdem hilft es, sich bewusst dafür zu entscheiden, wozu wir uns treffen wollen. Und schließlich hilft es, getrennte Beratungen für verschiedene Entscheidungsebenen einzurichten und einen Rhythmus dafür zu finden.
Nicht weniger Koordination. Aber mehr Klarheit.
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